JR東日本コンサルタンツ株式会社様　導入事例

お客さま情報

• 勤務形態の多様化により、社員の在席状況が分からない

• 社内稟議決裁者の状況を把握するのに時間がかかる

• オフィスレイアウトをシステム内に再現し、座っている場所を把握

• 相手の状況の可視化で居場所を探す手間を削減し、業務効率を向上

導入の背景・課題

ハイブリッドワークの難しさを痛感

当社では、基本的には固定席を採用しつつ、一部でフリーアドレスも運用していました。フリーアドレスの座席では、壁に座席表を掲示し、利用者が自分の名前入りマグネットを貼るというアナログな方法を用いていました。
そのため、実際に出社してみないと誰がどこに座っているのか分からず、事前に座席状況を把握できませんでした。特定の社員と対面で話したい場合も、相手の居場所が分からず、オフィス内を探し回ったり、直接電話をかけて確認したりする必要がありました。
こうした状況が、コミュニケーションや業務の効率化を妨げる要因となっていました。

社内稟議決裁者の状況を把握するのに時間がかかる

スケジューラー上では稟議や承認を行う決裁者が座席にいることになっていても、実際には別の業務や打ち合わせで離席していることが多く、相手の居場所や在席状況が分からないためにタイミングが合わず稟議書類を渡せないケースが頻発していました。
その結果、稟議や承認のために社内で決裁者を探す手間が増え、無駄な時間が発生して業務効率の低下につながり、さまざまな業務のスピード感が損なわれるという課題が顕在化していました。
こうした状況に対して、社員からは「在席状況を可視化できる仕組みがあればいいのに」という声が上がっていました。

採用に至ったポイント

座っている座席を視覚的に把握できる点

既存のシステムと連携し、従業員のWeb打刻の手間を減らせる点

導入効果

座席・勤務状況の可視化による業務効率化

バーチャルフロアを実際のオフィスレイアウトと同じように設定したことで、誰がどこに座っているかをリアルタイムで把握できるようになりました。さらに、バーチャルフロア上では、誰がテレワークをしているかも一目で確認できます。
これにより、従来課題となっていた「決裁者を探すのに時間がかかる」という問題が大きく改善され、業務効率の向上を実感しています。相手の勤務状況がすぐに分かり、必要なタイミングでスムーズに連絡ができるようになりました。

コミュニケーションの活性化

ユーザーアイコンに名前が表示されることで、初対面の社員を訪ねる際に座席をすぐに特定でき、話しかけやすくなりました。これにより、社内のコミュニケーションが活性化し、部門を越えた情報共有や連携がしやすくなったと感じています。システムの導入によって、組織全体の雰囲気にも良い影響が生まれています。特に新入社員や異動者にとっては、誰がどこにいるかが分かることで、よりコミュニケーションを取りやすい環境が整いました。

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• 本文は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果が得られるわけではありません。